Warum neue Ansätze in der Verwaltung?
Ein agiles Verwaltungshandeln fördert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, schafft Flexibilität im Umgang mit Veränderungen und öffnet den Raum für neue, kreative Lösungsansätze. Es ist der Weg zu einer Verwaltung, die nicht nur reagiert, sondern proaktiv gestaltet. Die Einführung agiler Strukturen trägt dazu bei, Verwaltungsprozesse zu entschlacken, Ressourcen effizienter zu nutzen und Bürgernähe zu stärken. So wird die Verwaltung zu einem flexiblen Partner, der in der Lage ist, schnell auf Veränderungen zu reagieren – sei es in der Digitalisierung, im demografischen Wandel, in der Entwicklung von Infrastrukturen sowie in der Gestaltung von Prozessen der Leerstandsaktivierung.
Foto: SON
Das Starke Orte Netzwerk ist ein Motor für Veränderungen. Es bringt mutige Wegbereiterinnen und Wegbereiter aus kleinen Kommunen zusammen, die durch agile Ansätze und unkonventionelle Zusammenarbeit ihre Verwaltungen fit für die Zukunft machen wollen. Wir tauschen uns kollegial aus, um gegenseitig von Erfahrungen zu profitieren und erzeugen neue Narrative.
Wissensspeicher Verwaltungsinnovation
Foto: NZO
Unser Wissensspeicher bündelt praxisnahe Erkenntnisse aus dem Netzwerk und von Partnern, die sich auf innovative Verwaltungsstrukturen spezialisiert haben. Hier finden Sie inspirierende Beispiele und praktische Anleitungen zur Modernisierung Ihrer Verwaltungsstrukturen.
Wissensspeicher Verwaltungsinnovation
Agile Arbeitsmethoden – Zusammenarbeit fit für die Zukunft machen
Agile Methoden, ursprünglich aus der IT- und Software-Entwicklung, können auch in der Verwaltung effektiv eingesetzt werden. Diese Methoden ermöglichen eine flexible, iterative Arbeitsweise, bei der in kleinen Teams und kurzen Zyklen gearbeitet wird. Das Ziel ist, schneller auf Veränderungen zu reagieren und mehr Selbstwirksamkeit bei den Mitarbeitenden zu befähigen. Wie Verwaltungen schneller auf Veränderungen reagieren können, zeigen Praxisbeispiele erfolgreicher Modernisierungsprojekte aus kleinen Kommunen.
Stadt Lünen (NRW)
Agile Methoden werden in der Stadt Lünen insbesondere bei Digitalisierungsprojekten angewendet. Die Mitarbeitenden werden in agilen Methoden geschult, um eine offene und veränderungs- freudige Verwaltungskultur zu fördern und den Erfolg von Projekten durch iterative Prozesse zu steigern. Auch Bürgerbeteiligung und team- interne Zusammenarbeit wurden durch diese neuen Arbeitsweisen gestärkt. In einem Seminar zur Verwaltungs- modernisierung Mitte September gab uns die Team- leitung Projektmanagement und Digitalisierung, Susanne Kaletta, Einblick in ihre Methoden.
Stadt Herrenberg (BW)
Der städtische Bauhof, traditionell geprägt von klaren hierarchischen Strukturen und festgelegten Abläufen, wurde in der Stadt Herrenberg durch agile Methoden flexibler, partizipativer und effizienter organisiert. Statt einer zentralen Führungs- und Entscheidungs- ebene, wurden die Teams im zuständigen Amt für Technik und Grün dazu ermutigt, eigen- ständige Projekte zu priorisieren und umzusetzen. Dabei konnten Mitarbeitende selbst Verant- wortung für ihre Aufgaben übernehmen und hatten mehr Freiraum in der Planung und Durchführung von Arbeiten. Mittlerweile hat sich daraus das „Startup-Bauhof“ entwickelt.
Gemeinde Stemwede (NRW)
In der Gemeinde Stemwede wurden die Verwaltungsstrukturen grundlegend umgestaltet. Anstelle traditioneller Fachbereiche und Hierarchien wurden Arbeitsgruppenleiter eingesetzt, die für spezifische Themen verantwortlich sind.
Die Personalverantwortung liegt nun vollständig beim dreiköpfigen Verwaltungsvorstand. Dieser Organisationsumbau wurde ohne externe Unterstützung konzipiert und umgesetzt.
Foto: AZ TU
Wir wollten ein Zeichen für eine neue Mentalität und Kultur setzen. Kein Silodenken mehr, kein: Ich bin nicht zuständig.
Dieter Lange / Kämmerer
Gemeinde Stemwede
Learnings Agile Arbeitsmethoden
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1
Schrittweises Vorgehen: Es ist nicht notwendig, sofort eine umfassende agile Transformation durchzuführen. Die neue Arbeitsweise und Teamkultur kann zunächst in einem Pilotprojekt erprobt werden.
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2
Struktur und Rahmen: die Bildung multidisziplinärer Teams oder die Einführung neuer Kommunikationswege sind hilfreiche strukturelle Anpassungen auf dem Weg zur agilen Verwaltung.
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3
Wertschätzende Kommunikation und Fehlerkultur schaffen ein Umfeld, in dem Mitarbeitende offen über Herausforderungen und Fehler sprechen können.. Dies fördert Vertrauen innerhalb des Teams und ermutigt zur Zusammenarbeit.
Schrittweises Vorgehen: Es ist nicht notwendig, sofort eine umfassende agile Transformation durchzuführen. Die neue Arbeitsweise und Teamkultur kann zunächst in einem Pilotprojekt erprobt werden.
Struktur und Rahmen: die Bildung multidisziplinärer Teams oder die Einführung neuer Kommunikationswege sind hilfreiche strukturelle Anpassungen auf dem Weg zur agilen Verwaltung.
Wertschätzende Kommunikation und Fehlerkultur schaffen ein Umfeld, in dem Mitarbeitende offen über Herausforderungen und Fehler sprechen können.. Dies fördert Vertrauen innerhalb des Teams und ermutigt zur Zusammenarbeit.
Agiles und Hybrides Projektmanagement - Susanne Kaletta, Stadt Lünen
Wissensspeicher Verwaltungsinnovation
Interkommunale Zusammenarbeit – Synergieeffekte nutzen und Kosten sparen
Durch Kooperationen mit benachbarten Kommunen können Ressourcen gebündelt und Verwaltungsaufgaben effizienter bewältigt werden. Zahlreiche kommunale Aufgaben bieten sich für eine Zusammenarbeit an: Etwa Raumentwicklung, Flächenmanagement sowie die Entwicklung von Wohn-, Gewerbe- und Verkehrsflächen. Hinzu kommen die gemeinsame Nutzung von Infrastruktur und technischen Einrichtungen, die koordinierte Beschaffung, das Gebäudemanagement und der Betrieb gemeinsamer Dienststellen, die spezialisiertes Personal bündeln. Hier zeigen wir einige erfolgreiche Beispiele Interkommunale Zusammenarbeit von kleinen Kommunen.
Merzenich und Kerpen (NRW)
Die Gemeinde Merzenich (10.000 EW) und die Stadt Kerpen arbeiten interkommunal in mehreren Bereichen, darunter die Unterstützung im Personal- wesen und die regelmäßige Durchführung gemeinsamer Lagebesprechungen. Ein zentrales Kooperationsfeld ist die Gebührenkalkulation. Da diese komplex und zeitauf- wendig ist, werden Ressourcen zwischen den Kommunen gebündelt, um effektiver zu arbeiten. Auch bei Beschaffung und Vergabe wird zusammengearbeitet, um Zeit zu sparen und Ausschreibungs- prozesse effizienter zu gestalten.
Kreis Groß-Gerau (Hessen)
Im IKZ arbeiten 15 Städte und Gemeinden zusammen, unter anderem im Bereich E-Govern- ment, Klärschlammverwertung, Streusalzmanagement und Energieeinkauf. Eine besondere Erfolgsgeschichte ist die Zusammenlegung der Friedhofsverwaltungen von Rüsselsheim, Raunheim und Kelsterbach, was zu erheblichen Kosteneinsparungen von bis zu 74 % geführt hat. Diese Kooperation soll in Zukunft auch auf weitere Bereiche wie den Betrieb von Schwimmbädern ausgedehnt werden.
Münsterland (NRW)
Acht kleine Kommunen im Münsterland haben sich 2022 zur IstaG-Arbeitsgruppe zusammengetan und ein innovatives und deutschlandweit einmaliges Konzept zur Gründung und zum Betrieb einer interkommunalen Wohnungs- baugesellschaft erarbeitet. Damit sollen dem Mangel an preisgünstigem Wohnraum in den kleineren Städten entgegengetreten und Kompetenzen gebündelt werden. Das Konzept ermöglicht den Kommunen maximale Eigenständigkeit und nutzt dennoch die Synergien der Zusammenarbeit durch eine gemeinsame Servicegesellschaft.
Angefangen hat alles im Jahr 2016, als uns ein Mitarbeiter in der Verwaltung gefehlt hat und wir die Stadt Kerpen (Kreis Rhein-Erft) nach Unterstützung gefragt haben. Im Gegenzug dafür haben wir angeboten, die Gebührenkalkulation für Kerpen zu übernehmen. Nachdem die beiden Kreise der Kooperation zugestimmt hatten, ging es los.
Georg Gelhausen / Bürgermeister
Gemeinde Merzenich (Kreis Düren)
Arbeitsgruppe Interkommunale stadtregionale Gesellschaft (IstaG) mit Bauministerin Geywitz ©Stadt Münster
Learnings Interkommunale Zusammenarbeit
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1
Klare Definition von Ziel und Umfang der Kooperation sowie realistische Einschätzung des Ressourcenbedarfs.
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2
Kein Kirchturmdenken: Gemeinschaftliche Lösungen entstehen nur durch Offenheit der Kommunen.
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3
Unterstützung durch übergeordnete Stellen: In vielen Bundesländern gibt es Ansprechpartner und Fördermöglichkeiten für IKZ-Projekte. Haken Sie mal nach!
Klare Definition von Ziel und Umfang der Kooperation sowie realistische Einschätzung des Ressourcenbedarfs.
Kein Kirchturmdenken: Gemeinschaftliche Lösungen entstehen nur durch Offenheit der Kommunen.
Unterstützung durch übergeordnete Stellen: In vielen Bundesländern gibt es Ansprechpartner und Fördermöglichkeiten für IKZ-Projekte. Haken Sie mal nach!
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Innovationsteams und „Labs“ – kreative Plattformen zur Ideenentwicklung
Die Einrichtung von Innovationsteams oder Kommunallabs eignet sich, um innovative Ansätze und Projekte zu erproben, ohne in den üblichen Bürokratieabläufen gefangen zu sein. Durch agiles Projektmanagement und experimentelle Vorgehensweisen können diese Teams flexibel auf Herausforderungen reagieren und Lösungen schneller umsetzen. Sind die Prototypen erfolgreich, kann die Umsetzung in der Breite erfolgen. Unsere Praxisbeispiele zeigen die erfolgreiche Implementierung von Innovationsteams in kleinen Kommunen.
Bad Belzig (Brandenburg)
In der Verwaltung von Bad Belzig wurde ein Innovationsteam gebildet, das agile Methoden nutzt, um die Bürgerbeteiligung zu fördern und Lösungen für die Verbesserung der lokalen Infrastruktur zu entwickeln. Hier wurde die Zusammenarbeit mit Bürger*innen und externen Partnern zum festen Bestandteil der Verwaltungsarbeit. Zudem wurde die Zukunftsschusterei eingerichtet, ein Projektbüro, das Smart City-Lösungen entwickelt.
Stadt Dreieich (Hessen)
In der Stadt Dreieich wurde der Fokus auf die Einführung agiler Methoden und die Förderung digitaler Innovationen gelegt. Ein zentraler Bestandteil war die Einführung von experimentellen Projektprozessen: Auf eigene Initiative und Ideengeist heraus, arbeiteten interne, freiwillige Teams an Pilotprojekten, die den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und digitalen Werkzeugen zur Optimierung von Verwaltungsaufgaben erproben. Erfolgreich in der Mitarbeiterschaft getestete Experimente werden dann in der gesamten Verwaltung skaliert. Wie in der Dreieich echte Mannschaften gebildet werden, erzählt uns Normen Schreff, Ressortleiter in der Stadt.
Fichtelgebirge (Bayern)
Die initiierte Entwicklungsagentur Fichtelgebirge in unserem Mitgründer-Landkreis Wunsiedel hat die kreative und erfolgreiche Kampagne Freiraum für Macher entwickelt, um zu zeigen, was die Region zu bieten hat und welche Perspektiven sie für jeden Einzelnen bereit hält. Das Innovationsteam ist Anlauf- und Vernetzungsstelle für regionale Städte und Gemeinden, Akteure der regionalen Wirtschaft, internationale Investoren sowie für regionale und überregional tätige Initiativen. Es vereint Themen wie Leerstandsmanagement, Kreativwirtschaft, Mobilität, Klimaschutz und Smart Cities.
Smart-City-Büro Zukunftsschusterei | Foto: Konrad Traupe
Kampagne Freiraum für Macherinnen im Fichtelgebirge
Learnings Innovationsteams
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1
Freiräume schaffen: Innovationsteams benötigen Freiräume außerhalb der üblichen Verwaltungsstrukturen, um kreativ und flexibel arbeiten zu können. Eine gewisse Autonomie ist entscheidend für den Erfolg.
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2
Interdisziplinäre Zusammensetzung: Teams sollten aus Mitarbeitern verschiedener Fachbereiche bestehen, um vielfältige Perspektiven einzubringen.
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3
Anbindung an Entscheidungsträger: Eine direkte Verbindung zur Verwaltungsspitze ermöglicht schnellere Entscheidungswege und Unterstützung.
Freiräume schaffen: Innovationsteams benötigen Freiräume außerhalb der üblichen Verwaltungsstrukturen, um kreativ und flexibel arbeiten zu können. Eine gewisse Autonomie ist entscheidend für den Erfolg.
Interdisziplinäre Zusammensetzung: Teams sollten aus Mitarbeitern verschiedener Fachbereiche bestehen, um vielfältige Perspektiven einzubringen.
Anbindung an Entscheidungsträger: Eine direkte Verbindung zur Verwaltungsspitze ermöglicht schnellere Entscheidungswege und Unterstützung.